Si vous êtes patron d’une entreprise, conservez toujours les traces liées à la vie de celle-ci afin d’apporter des preuves pour défendre vos intérêts en cas de litiges. Pour cela, pensez à conserver vos papiers et documents, et ce en respectant les durées de conservation fixées par la loi. A ce propos, sachez que ces délais varient en fonction de la nature de chaque pièce concernée.
Durée de conservation des papiers et documents comptables et commerciaux
En général, c’est à partir de la clôture de l’exercice comptable que les délais de conservation des documents comptables s’appliquent. Il est à noter que la plupart des factures émises ou reçues se conserve pendant 10 ans au moins. Ce même délai est de mise en ce qui concerne la conservation des bons de livraison, de commande, de réception et autres. La loi impose également d’observer 10 ans pour l’archivage du livre et registre comptable.
Pour les documents commerciaux, il est bon de savoir que la durée de conservation d’un contrat signé avec un fournisseur ou un client est de 5 ans. Ce délai s’applique aussi en cas de correspondance avec les fournisseurs ou les clients. Par contre, si un contrat électronique, d’un montant supérieur à 120 euros est signé, alors l’archivage se fait pendant 10 ans.
Délai d’archivage des papiers et documents fiscaux et sociaux
Les justificatifs fiscaux de l’entreprise doivent absolument être conservés. Et généralement, les délais de conservation courent à compter de l’année d’imposition. Sachez, à ce propos, que la durée d’archivage de tous les justificatifs utiles à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés ainsi que de la TVA est de 3 ans.
Quant aux papiers et documents sociaux, leur durée de conservation est généralement comprise entre 3 et 10 ans. Par exemple, les charges sociales et taxe sur les salaires se conservent pendant 3 ans. Le bulletin de paie, pour sa part, est archivé sur une période de 5 ans alors que tout document lié aux accidents de travail doit absolument être conservé pendant au moins 10 ans.
Temps de conservation des documents juridiques
La loi exige aux entreprises de ne pas se débarrasser des documents juridiques liés à leurs activités. Car dans certaines situations, leur présentation peut être indispensable. Il est ainsi demandé de bien conserver les statuts de l’entreprise, et ce sur une période de 5 ans à compter de sa radiation du RCS. Il est également important d’archiver les procès-verbaux d’assemblées sur 5 ans, et cela prend effet dès le dernier PV. En outre, il est important de conserver sur 3 ans les rapports du gérant et des commissaires au compte de l’entreprise.
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