Vous vous demandez si une solution de gestion électronique de documents (GED) est adaptée aux besoins de votre entreprise ? Les fonctionnalités et les atouts d’un tel outil sont particulièrement étendus.En plus de simplifier la gestion de vos courriers, factures et devis, un logiciel GED vous aide à optimiser les coûts et la productivité de votre organisation. Voici quatre bonnes raisons de passer à la gestion électronique de vos documents d’entreprise !
Pour centraliser vos documents d’entreprise
Une solution GED poursuit un objectif fondamental : vous permettre de centraliser l’ensemble de vos documents d’entreprise au sein d’une base de données unique. La numérisation et l’archivage de vos informations vous permettent ensuite de les consulter au moment souhaité, mais aussi de les modifier et de les mettre à jour en temps réel.
Pour sécuriser l’accès et le stockage des documents
Parce que les données de votre entreprise représentent une véritable valeur ajoutée, il est essentiel de les protéger. Or, un logiciel GED vous permet de délivrer des accès spécifiques à certains collaborateurs, mais aussi de restreindre l’accès aux informations les plus sensibles. Votre outil de gestion documentaire vous aide également à sécuriser vos données d’entreprise et à les protéger face à d’éventuelles tentatives d’intrusion extérieures.
Pour favoriser le travail collaboratif au sein de l’entreprise
Un outil GED est, par nature, collaboratif. Il permet à plusieurs collaborateurs de consulter, de façon simultanée, un même document. Dès qu’une modification est apportée, elle apparaît immédiatement aux yeux de tous les employés autorisés à consulter le document concerné. Une telle solution simplifie donc le travail de vos équipes, notamment lorsqu’elles doivent travailler ensemble.
Par ailleurs, votre logiciel de gestion documentaire vous offre la possibilité de centraliser toutes les informations sur un sujet donné au sein d’un fichier unique. Vous faites ainsi gagner du temps à vos collaborateurs, tout en améliorant leur productivité.
Pour participer à l’effort environnemental
Pour finir, l’un des principaux atouts d’une solution GED réside dans sa dimension eco-friendly. En numérisant l’ensemble de vos documents d’entreprise, vous limitez l’impact environnemental des impressions au format papier, qui peuvent être nombreuses au cours d’une seule et même journée. Dans le même temps, vous contribuez aussi à réduire le budget des impressions de documents au sein de votre société. Et si un logiciel GED vous aidait à économiser du temps et de l’argent, tout en fluidifiant l’organisation de votre entreprise ?
