L’ère numérique bouleverse toutes les coutumes et nos habitudes de vie. Si auparavant il fallait téléphoner un cabinet médical ou s’y rendre directement pour fixer un rendez-vous, désormais il suffit de se connecter sur le site web du praticien pour choisir la date et l’heure qui nous conviennent et le tour est joué.
La prise de rendez vous en ligne docteur n’est qu’un exemple, car il est maintenant possible de réserver une table de restaurant ou autre service sur Internet. Pour ce faire, le recours à un logiciel de planning est nécessaire. Cet outil innovant offre de nombreux avantages comme la gestion agenda en ligne et notamment la gestion des rendez-vous.
Petit rappel sur le logiciel de prise de rendez-vous en ligne
Le logiciel de prise de rendez-vous, également appelé logiciel planning, est un programme informatique développé à l’origine pour créer et gérer le planning des ressources humaines d’une entreprise. Depuis son avènement sur le marché numérique il y a quelques années, les agendas papier tendent à disparaître progressivement.
Contrairement aux logiciels libres que l’on peut télécharger gratuitement sur Internet, cet outil gestion de planning est proposé par des startups sous forme d’un abonnement mensuel de quelques euros. Le service inclut un module gratuit de prise de rendez-vous en ligne, une option de rappel des rendez-vous par SMS ou encore une campagne SMS selon le prestataire. Notons que ce type de logiciel ne nécessite aucune installation, car il s’intègre directement sur le site web du professionnel ou de l’entreprise.
Les avantages d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne
L’utilisation d’un logiciel gestion planning présente un double avantage : l’un pour l’entreprise, et l’autre pour les clients/patients. C’est donc un service gagnant-gagnant qu’il convient d’en profiter.
Un gain de temps non négligeable
Restons toujours dans l’exemple du logiciel de prise de rendez vous en ligne docteur pour mieux comprendre le fonctionnement de cet outil. En effet, on sait très bien qu’obtenir une consultation chez un praticien, notamment chez un spécialiste, n’est pas toujours chose facile. Outre le délai d’attente parfois trop long de certains médecins, il y a également le problème de proximité pour une consultation d’urgence par exemple.
Grâce à l’utilisation d’un logiciel agenda prise de rdv, vos patients pourront vous contacter à tout moment, et cela, depuis n’importe quel terminal connecté à Internet : PC, Mac, Smartphone et tablette entre autres. Ils se connectent sur votre site, choisissent la date et l’heure du rendez-vous et vous soumettent leur demande en quelques clics. Rien de plus simple et rapide comme service, et celui-ci est valable à tous les corps de métier, que vous soyez artisan, commerçant, professionnel libéral, etc.
Une gestion maîtrisée de votre planning
Par ailleurs, le logiciel agenda prise de rdv est un formidable outil pour créer et gérer facilement votre planning professionnel quotidien, hebdomadaire, mensuel, voire annuel. Une fois intégré dans le back-office de votre site web, l’outil vous permet de noter ou supprimer les horaires de travail de vos collaborateurs, leurs congés, absences, retards… Le logiciel intègre un module de gestion agenda en ligne vous permettant d’apporter des modifications à tout moment et n’importe où.
Un service de rappel des rendez-vous gratuit
Les professionnels de la santé, libéraux et autres prestataires de services perdent souvent beaucoup d’argent chaque année, en raison notamment des rendez-vous non honorés, où les clients/patients n’informent pas leur désistement ou oubli. Mais le temps est révolu. Grâce au logiciel agenda prise de rendez vous, vous pouvez rappeler vos RDV en envoyant une notification par SMS ou via mail à vos clients/patients quelques heures ou la veille de la rencontre.
Une campagne SMS pour fidéliser les clients
Quel que soit votre secteur d’activité, la fidélisation client fait partie intégrante de votre stratégie marketing. Seulement, la mise en place de celle-ci demande du temps et un certain budget. Pour promouvoir votre activité en toute simplicité et sans vous ruiner, le logiciel gestion planning vous permet de mener une campagne SMS gratuitement depuis une base de données client proposée par votre hébergeur. Vous pouvez ainsi informer vos clients/patients sur vos offres promotionnelles, le lancement de nouveaux produits ou services…
Comment fonctionne un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?
Si tels sont les avantages du logiciel planning, intéressons-nous sur son mode de fonctionnement pour vous aider à mieux choisir l’outil adapté à votre activité.
Créez votre agenda en ligne en quelques clics
Comme nous l’avons déjà expliqué plus haut, le logiciel pour planning n’a pas besoin d’être installé sur votre ordinateur. Il s’intègre sur votre site web tel un plug-in ou une extension. Une fois cette étape terminée, vous pouvez commencer le paramétrage des différents modules en fonction de vos besoins. Une option « glisser-déposer » vous permet de créer rapidement le planning de votre équipe.
Personnalisez votre planning selon vos exigences
Le logiciel planning est entièrement modulable et personnalisable. Si vous avez à mener plusieurs projets à la fois, il vous sera possible de personnaliser le planning de chaque équipe en utilisant le module de couleur mis à votre disposition. Vous pouvez également trier les projets par ordre d’importance et les synchroniser sur un seul écran pour avoir une visibilité globale de votre activité. L’outil est entre autres doté d’un système de filtre pour faire des recherches avancées par exemple.
Partagez votre planning à qui vous le souhaitez
Le logiciel agenda de prise de rendez vous est un outil collaboratif et intuitif. Une fois mis en place, votre agenda numérique peut être partagé à toutes les personnes que vous souhaitez. Il reste accessible sur votre site web et tout le monde peut le consulter 24 h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel terminal ayant accès à Internet.
Outre la lecture seule, il est possible d’autoriser d’autres personnes à apporter des modifications à votre planning en leur donnant un code d’accès. Cette option est nécessaire lorsque vous partez en congé par exemple.
Où trouver un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?
Il existe deux types de logiciel de prise de rendez-vous en ligne : les versions gratuites et payantes. Si vous souhaitez profiter d’un logiciel pour planning à la fois efficace et complet, l’idéal sera d’opter pour des solutions moyennant un abonnement mensuel de quelques euros comme celles proposées par mesRDVpro ou certains de ses concurrents. De plus, ces outils sont conçus pour répondre aux besoins et exigences de tous les professionnels et entreprises, tout secteur d’activité confondu.
