Il est nécessaire de libérer son espace pour améliorer les conditions de travail. Opérer à un tri est aussi une manière d’optimiser l’espace car chaque mètre carré compte. C’est aussi une manière de faire des économies si on pense déménager, car cela fera moins d’argent à débourser pour leur transport.
Que ce soit les bons de commandes, contrats divers ou des documents bancaires ou fiscaux, même s’il est nécessaire d’en garder quelques uns pendant un délai, d’autres font un bref passage. Mais pourquoi faut gérer les documents ?
Pourquoi faut-il gérer les documents inutiles ?
La conservation de documents inutiles est néfaste pour une société. D’abord, elle aura un impact économique car ils occuperont des espaces (bureaux, salle d’archive etc.) et engendreront des frais personnels si l’on les garde dans les locaux de l’entreprise.
Puis cela peut avoir un impact règlementaire. Tout comme le fait que détruire un document en avance peut présenter des risques, les conserver peut mettre l’entreprise dans des situations délicates lors des audits ou des perquisitions. Comment gérer ces documents qui sont encombrants et inutiles ?
Détruire les documents
Avant de procéder à la destruction des documents il faut prendre en compte de la durée légale de conservation du document en question. Pour cela il faut procéderà un tri des dossiers pour voir lesquels doivent être gardés et lesquels ne sont plus utiles. Après que cette étape soit réalisée, on peut opérer à la destruction des dossiers. Cela doit se faire tous les ans. Détruire les documents peut assurer et sécuriser les informations confidentielles. Cela évitera le vol ou l’usurpation d’identité.
Il est mieux que la destruction se fasse dans les locaux de l’entreprise. Si la société possède une déchiqueteuse papier, elle sera d’une grande nécessité pour réduire les déchets et en même temps protéger les informations confidentielles de l’entreprise. Grace à sa présence on peut opérer à une destruction immédiate des documents. Sinon la société peut faire appel à une société tierce spécialisée dans le broyage de documents inutiles.
Passer au numérique.
Une autre alternative pour mieux gérer les documents est de passer au numérique. En effet, le disque dur d’un ordinateur permet de stocker des informations et des documents que l’on peut effacer en un seul clic quand ils ne sont plus nécessaires.
De plus en plus de société se sont mis à la dématérialisation pour effectuer l’archive de leurs documents. Mais même si cette solution permet un énorme gain d’espace, elle n’est pas loin des fuites d’informations et des pertes de données de l’entreprise ou même les intrusions.
De plus, tout passer au numérique n’est pas pertinent car cela va être couteux pour l’entreprise. Il est plus conseillé de voir quels documents peuvent être numérisés et lesquels doivent être sur papier.
Une bonne gestion des documents inutiles ne fera donc que du bien à la société. Le mieux est de le faire chaque année pour les documents qui ont une date de conservation. Quant aux autres documents on peut opérerà une destruction immédiate quand on en a plus besoin. On peut aussi numériser certains documents pour minimiser les déchets en papier.
